Promluvit si s expertem Naplánovat projekt

Informace o zpracování osobních údajů

1. Úvod

Společnost CoolPeople Technology a.s., IČO 290 34 400, se sídlem Na Strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 15949 (dále jen „CoolPeople“, „správce“, „my“), věnuje ochraně Vašich osobních údajů náležitou pozornost.

 

CoolPeople Technology a.s. je součástí skupiny CoolPeople, která působí v oblasti poskytování odborných IT a jiných technologických služeb, IT kapacit, recruitmentu a personálních služeb. V rámci této činnosti zpracováváme osobní údaje kandidátů a IT specialistů, externích spolupracovníků, kontaktních osob našich klientů, obchodních partnerů, dodavatelů, návštěvníků našich webových stránek a dalších osob, které s námi komunikují.

 

Účelem tohoto dokumentu je informovat Vás v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“) a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, na jakém právním základě, komu je zpřístupňujeme a jaká práva Vám ve vztahu k jejich zpracování náleží.

 

Při zpracování osobních údajů dbáme zásad zákonnosti, korektnosti a transparentnosti, účelového omezení, minimalizace údajů, přesnosti, omezení uložení, integrity a důvěrnosti (čl. 5 GDPR).

 

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V závislosti na tom, do které kategorie subjektů údajů patříte (viz část 6), zpracováváme zejména následující kategorie osobních údajů:

 

  • Identifikační údaje — jméno a příjmení, titul, datum narození, u podnikajících osob IČO a DIČ;
  • Kontaktní údaje — doručovací adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo;
  • Profesní údaje — pracovní zařazení, informace o kvalifikaci, vzdělání, absolvovaných kurzech a certifikacích, pracovní zkušenosti, jazykové znalosti;
  • Údaje o spolupráci — časové možnosti, finanční požadavky (očekávaná odměna / sazba), preference ohledně projektů;
  • Fakturační a platební údaje — číslo bankovního účtu, fakturační údaje;
  • Údaje z komunikace — obsah e-mailové a jiné komunikace, údaje vyplněné do kontaktních formulářů;
  • Technické údaje z webu — IP adresa (zpracovávaná zpravidla v anonymizované podobě pro statistické účely), typ prohlížeče a operačního systému, informace o Vaší aktivitě na webu.

 

Zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9 GDPR) zpravidla nezpracováváme a nežádáme, abyste nám je poskytovali.

 

3. Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme zejména pro tyto účely:

 

  • poskytování služeb — poskytování IT služeb klientům prostřednictvím specialistů, poskytování IT odborníků a technologických služeb;
  • recruitment — vyhledávání, oslovování a hodnocení kandidátů na pracovní a projektové pozice;
  • komunikace s klienty a kandidáty — vyřizování dotazů, jednání směřující k uzavření smlouvy a její plnění;
  • plnění smluvních povinností — správa smluvního vztahu, fakturace, evidence;
  • správa obchodních vztahů — evidence klientů, partnerů a dodavatelů;
  • marketing — informování o novinkách, službách a příležitostech, které by Vás mohly zajímat;
  • plnění právních povinností — zejména v oblasti účetnictví a daní;
  • ochrana právních nároků — určení, výkon a obhajoba právních nároků, řešení reklamací a sporů;
  • provoz a zabezpečení webových stránek a měření jejich návštěvnosti.

 

4. Právní základ zpracování

Každé zpracování probíhá na některém z těchto právních základů dle čl. 6 odst. 1 GDPR:

 

  • plnění smlouvy [čl. 6 odst. 1 písm. b)] — zprostředkování spolupráce, plnění smlouvy s klienty, IT specialisty a spolupracovníky, jakož i provedení opatření před uzavřením smlouvy na Vaši žádost;
  • plnění právní povinnosti [čl. 6 odst. 1 písm. c)] — zejména dle zákona o účetnictví a daňových předpisů;
  • oprávněný zájem [čl. 6 odst. 1 písm. f)] — informování o novinkách a příležitostech, správa a rozvoj obchodních vztahů, ochrana právních nároků, zabezpečení sítě a webu, jakož i vnitroskupinové předávání údajů pro vnitřní administrativní účely (bod 7);
  • souhlas [čl. 6 odst. 1 písm. a)] — v případech, kdy je vyžadován, zejména pro předání údajů obchodním partnerům a pro marketingové cookies; souhlas můžete kdykoli odvolat.

 

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Zpracování založené na oprávněném zájmu provádíme až po posouzení, že náš zájem nepřevažuje nad Vašimi právy a svobodami.

 

5. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme:

 

  • přímo od Vás — při komunikaci, registraci, vyplnění formuláře nebo v průběhu spolupráce;
  • od našich klientů — kontaktní údaje jejich pracovníků v souvislosti s poskytováním služeb;
  • z veřejných zdrojů a profesních platforem — zejména z profesních sociálních sítí (např. LinkedIn) a pracovních portálů, pokud vyhledáváme vhodné kandidáty.

 

Získáme-li Vaše údaje z jiného zdroje než přímo od Vás (zejména z profesních platforem), informujeme Vás v souladu s čl. 14 GDPR o zdroji údajů a o zpracování nejpozději do jednoho měsíce od jejich získání, resp. při naší první komunikaci s Vámi.

 

6. Kategorie subjektů údajů

Zpracováváme osobní údaje těchto kategorií osob:

 

  • kandidáti, IT specialisté a dodavatelé služeb;
  • externí spolupracovníci;
  • zaměstnanci a kontaktní osoby klientů;
  • jiní obchodní partneři;
  • návštěvníci webových stránek;
  • další osoby, které s námi komunikují.

 

7. Kdo zpracovává Vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje zpracováváme jako správce, neboť určujeme účely a prostředky jejich zpracování.

Pro vnitřní administrativní účely můžeme Vaše osobní údaje předávat dalším společnostem skupiny CoolPeople, a to na základě oprávněného zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR ve spojení s recitálem 48 GDPR. Společnostmi skupiny jsou zejména:

Česká republika

  • CoolPeople Holding s.r.o., IČO 05288398, se sídlem Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4
  • CoolPeople Personal s.r.o., IČO 24158216, se sídlem Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4
  • CoolPeople Services s.r.o., IČO 24138011, se sídlem Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4

 Slovenská republika

  • CoolPeople s.r.o., IČO 45 614 903, se sídlem Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08
  • CoolPeople Personal s.r.o., IČO 56 871 201, se sídlem Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08

 Rakousko

  • CoolPeople GmbH, FN 446661f, Mariahilfer Straße 71, 1060 Wien

 Polsko

  • CoolPeople Sp. z o.o., NIP 8952014114, se sídlem ul. Żelazna 2, 40-851 Katowice, Polsko

 Švýcarsko

  • CoolPeople Switzerland GmbH, CHE-367.502.928, se sídlem Kreuzstrasse 26, 8008 Zürich

 

Postavení společností skupiny. Jednotlivé společnosti skupiny vystupují zpravidla jako samostatní správci, z nichž každá určuje účely a prostředky zpracování pro vlastní činnost. Pokud by při konkrétním zpracování docházelo ke společnému určení účelů a prostředků (např. společně provozovaná databáze kandidátů), vystupovaly by dotčené společnosti jako společní správci dle čl. 26 GDPR a uzavřely by odpovídající ujednání; jedná-li některá společnost výlučně podle pokynů jiné, jde o zpracovatele dle čl. 28 GDPR. Konkrétní nastavení bude v dokumentu potvrzeno podle skutečných poměrů skupiny.

Vaše osobní údaje dále zpřístupňujeme zpracovatelům a dalším příjemcům, zejména:

 

  • poskytovatelům IT a cloudových služeb a systémů;
  • poskytovatelům nástrojů pro nábor a správu vztahů (ATS/CRM);
  • poskytovatelům účetních, daňových a právních služeb;
  • orgánům veřejné moci, vyžadují-li to právní předpisy.

 

S každým zpracovatelem máme uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR.

Aktuální seznam zpracovatelů si můžete vyžádat prostřednictvím kontaktů uvedených v kapitole 13.

8. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly zpracovávány, a poté po dobu vyžadovanou právními předpisy nebo odpovídající našemu oprávněnému zájmu:

 

  • po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt;
  • po dobu vyžadovanou účetními a daňovými předpisy;
  • údaje kandidátů zpracovávané na základě souhlasu po dobu nejdéle 5 let, resp. do odvolání souhlasu;
  • cookies po dobu uvedenou v části 12.

9. Zabezpečení osobních údajů

Společnost má zavedený a akreditovaným certifikačním orgánem pravidelně auditovaný systém řízení bezpečnosti informací dle normy ČSN EN ISO/IEC 27001:2023.

Jsou zavedena vhodná technická a organizační opatření k zajištění bezpečnosti osobních údajů a k ochraně před neoprávněným nebo nahodilým přístupem, změnou, zničením, ztrátou či zneužitím. V pravidelných intervalech je prováděna analýza rizik. Osobní údaje zpracovávají pouze pověřené a pravidelně proškolované osoby vázané povinností mlčenlivosti; přístupová oprávnění jsou řízena a pravidelně přezkoumávána.

 

10. Automatizované rozhodování a profilování

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobně významně dotýkalo, ve smyslu čl. 22 GDPR. V oblasti marketingu a provozu webu můžeme používat cookies a nástroje pro měření a cílení; s jejich používáním můžete vyslovit nesouhlas (viz část 13).

 

11. Vaše práva

Ve vztahu ke zpracování osobních údajů Vám náleží následující práva, která můžete kdykoli uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v části 14:

 

  • právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR);
  • právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů (čl. 16);
  • právo na výmaz („právo být zapomenut", čl. 17);
  • právo na omezení zpracování (čl. 18);
  • právo na přenositelnost údajů (čl. 20);
  • právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a proti přímému marketingu (čl. 21);
  • právo odvolat souhlas, je-li zpracování na souhlasu založeno, aniž je dotčena zákonnost předchozího zpracování;
  • právo podat stížnost u dozorového úřadu.

 

Dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

 

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; tuto lhůtu lze ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce. Za účelem ověření Vaší totožnosti Vás můžeme požádat o poskytnutí doplňujících informací.

 

12. Cookies a podobné technologie

Naše webové stránky používají soubory cookies a podobné technologie. Používáme:

 

  • nezbytné cookies (např. identifikátor relace, uložení souhlasů) — na základě oprávněného zájmu na provozu webu;
  • analytické a marketingové cookies a nástroje — na základě Vašeho souhlasu; jde zejména o Google Analytics, Facebook Pixel a nástroj Leady.

 

Souhlas s používáním cookies, které jej vyžadují, můžete udělit, odmítnout nebo kdykoli změnit prostřednictvím nastavení cookies na našem webu zde:

Upravit souhlas

 

13. Kontaktní údaje a aktualizace

Ve věcech ochrany osobních údajů a uplatnění svých práv nás můžete kontaktovat:

 

  • E-mail: dpo@coolpeople.cz
  • Adresa (k rukám pověřence pro ochranu osobních údajů): Na Strži 2097/63, 140 00 Praha 4

 

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. Aktuální znění je vždy dostupné na našich webových stránkách. Doporučujeme Vám tento dokument pravidelně kontrolovat.