Prata med en expert Planera ert projekt

Information om behandling av personuppgifter

1. Inledning

CoolPeople Technology a.s., organisationsnummer 290 34 400, med säte på Na Strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4, registrerat i handelsregistret vid stadsdomstolen i Prag, avdelning B, registreringsnummer 15949 (nedan ”CoolPeople”, ”personuppgiftsansvarig”, ”vi”), lägger stor vikt vid skyddet av dina personuppgifter.

CoolPeople Technology a.s. ingår i CoolPeople-koncernen, som tillhandahåller professionella IT- och andra tekniktjänster, IT-expertis, rekrytering och personaltjänster. Inom denna verksamhet behandlar vi personuppgifter om kandidater och IT-specialister, externa samarbetspartner, kontaktpersoner hos våra kunder, affärspartner, leverantörer, besökare på våra webbplatser och andra personer som kommunicerar med oss.

Syftet med detta dokument är att, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (allmänna dataskyddsförordningen, nedan ”GDPR”) och lag nr 110/2019 om behandling av personuppgifter, informera dig om vilka personuppgifter vi behandlar, för vilka ändamål och på vilken rättslig grund, till vilka mottagare uppgifterna lämnas ut samt vilka rättigheter du har i samband med behandlingen.

Vid behandling av personuppgifter följer vi principerna om laglighet, korrekthet och öppenhet, ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, riktighet, lagringsminimering, integritet och konfidentialitet (artikel 5 GDPR).

 

2. Vilka personuppgifter behandlar vi

Beroende på vilken kategori av registrerade du tillhör (se avsnitt 6) behandlar vi framför allt följande kategorier av personuppgifter:

  • Identifikationsuppgifter — för- och efternamn, titel, födelsedatum samt, för näringsidkare, organisationsnummer och momsregistreringsnummer;
  • Kontaktuppgifter — postadress, e-postadress och telefonnummer;
  • Yrkesuppgifter — befattning, kvalifikationer, utbildning, genomförda kurser och certifieringar, arbetslivserfarenhet och språkkunskaper;
  • Uppgifter om samarbete — tillgänglighet, ekonomiska krav (förväntad ersättning/timtaxa) och projektpreferenser;
  • Fakturerings- och betalningsuppgifter — bankkontonummer och faktureringsuppgifter;
  • Kommunikationsuppgifter — innehåll i e-post och annan kommunikation samt uppgifter som lämnas i kontaktformulär;
  • Tekniska webbuppgifter — IP-adress (som normalt behandlas i anonymiserad form för statistiska ändamål), typ av webbläsare och operativsystem samt information om din aktivitet på webbplatsen. 

Vi behandlar normalt inte särskilda kategorier av personuppgifter (artikel 9 GDPR) och ber dig inte att lämna sådana uppgifter.

 

3. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter framför allt för följande ändamål: 

  • Tillhandahållande av tjänster — leverans av IT-tjänster till kunder genom specialister samt tillhandahållande av IT-expertis och tekniktjänster;
  • Rekrytering — sökning, kontakt och bedömning av kandidater för anställningar och projektroller;
  • Kommunikation med kunder och kandidater — hantering av förfrågningar, förhandling inför avtal och fullgörande av avtal;
  • Fullgörande av avtalsförpliktelser — administration av avtalsförhållanden, fakturering och dokumentation;
  • Hantering av affärsrelationer — register över kunder, partner och leverantörer;
  • Marknadsföring — information om nyheter, tjänster och möjligheter som kan vara relevanta för dig;
  • Fullgörande av rättsliga skyldigheter — särskilt inom redovisning och skatt;
  • Skydd av rättsliga anspråk — fastställande, utövande och försvar av rättsliga anspråk samt hantering av klagomål och tvister;
  • Drift och säkerhet av webbplatser samt mätning av webbtrafik.

 

4. Rättslig grund för behandlingen

Varje behandling sker med stöd av någon av följande rättsliga grunder enligt artikel 6.1 GDPR:

  • Fullgörande av avtal [artikel 6.1 b] — förmedling av samarbete, fullgörande av avtal med kunder, IT-specialister och samarbetspartner samt åtgärder före avtal på din begäran;

  • Fullgörande av rättslig förpliktelse [artikel 6.1 c] — särskilt enligt redovisnings- och skattelagstiftning;

  • Berättigat intresse [artikel 6.1 f] — information om nyheter och möjligheter, hantering och utveckling av affärsrelationer, skydd av rättsliga anspråk, nätverks- och webbsäkerhet samt koncernintern överföring av uppgifter för interna administrativa ändamål (avsnitt 7);

  • Samtycke [artikel 6.1 a] — när samtycke krävs, särskilt för överföring av uppgifter till affärspartner och för marknadsföringscookies; samtycket kan när som helst återkallas.

     

     

Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som skett innan samtycket återkallades. Behandling som grundas på berättigat intresse sker först efter en bedömning av att våra intressen inte väger tyngre än dina rättigheter och friheter.

 

5. Källor till personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter: 

  • direkt från dig — vid kommunikation, registrering, ifyllnad av formulär eller under samarbetets gång;
  • från våra kunder — kontaktuppgifter till deras medarbetare i samband med tillhandahållandet av tjänster;
  • från offentliga källor och professionella plattformar — särskilt professionella sociala nätverk (t.ex. LinkedIn) och jobbportaler när vi söker lämpliga kandidater.

 

Om vi får dina uppgifter från en annan källa än direkt från dig (särskilt från professionella plattformar) informerar vi dig i enlighet med artikel 14 GDPR om uppgifternas källa och behandlingen senast inom en månad från insamlingen, eller vid vår första kontakt med dig.

 

6. Kategorier av registrerade

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av personer:

  • kandidater, IT-specialister och tjänsteleverantörer;
  • externa samarbetspartner;
  • anställda och kontaktpersoner hos kunder;
  • andra affärspartner;
  • besökare på webbplatser;
  • andra personer som kommunicerar med oss.

 

7. Vem behandlar dina personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter som personuppgiftsansvarig eftersom vi bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen.

För interna administrativa ändamål kan vi överföra dina personuppgifter till andra bolag inom CoolPeople-koncernen med stöd av berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR jämförd med skäl 48 GDPR. Koncernbolagen omfattar särskilt:

Tjeckien

  • CoolPeople Holding s.r.o., IČO 05288398, med säte på Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4
  • CoolPeople Personal s.r.o., IČO 24158216, med säte på Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4
  • CoolPeople Services s.r.o., IČO 24138011, med säte på Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4

Slovakien

  • CoolPeople s.r.o., IČO 45 614 903, med säte på Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08
  • CoolPeople Personal s.r.o., IČO 56 871 201, med säte på Karadžičova 8, Bratislava - mestská časť Ružinov 821 08

 Österrike

  • CoolPeople GmbH, FN 446661f, Mariahilfer Straße 71, 1060 Wien

 Polen

  • CoolPeople Sp. z o.o., NIP 8952014114, med säte på ul. Żelazna 2, 40-851 Katowice, Polen

 Schweiz

  • CoolPeople Switzerland GmbH, CHE-367.502.928, med säte på Kreuzstrasse 26, 8008 Zürich

 

Koncernbolagens ställning. 

De enskilda koncernbolagen agerar normalt som självständigt personuppgiftsansvariga och bestämmer var och en ändamålen och medlen för behandlingen inom sin egen verksamhet.

Om ändamålen och medlen för en viss behandling bestäms gemensamt (t.ex. en gemensamt driven kandidatdatabas) agerar de berörda bolagen som gemensamt personuppgiftsansvariga enligt artikel 26 GDPR och ingår motsvarande arrangemang. Om ett bolag enbart agerar enligt ett annat bolags instruktioner är det personuppgiftsbiträde enligt artikel 28 GDPR.

Den konkreta ansvarsfördelningen kommer att anges i dokumentet utifrån de faktiska förhållandena inom koncernen.

Vi lämnar även ut dina personuppgifter till personuppgiftsbiträden och andra mottagare, särskilt:

  • leverantörer av IT- och molntjänster och system;
  • leverantörer av verktyg för rekrytering och relationshantering (ATS/CRM);
  • leverantörer av redovisnings-, skatte- och juridiska tjänster;
  • myndigheter när detta krävs enligt lag.

Vi har ingått personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 GDPR med varje personuppgiftsbiträde.

En aktuell lista över personuppgiftsbiträden kan begäras via kontaktuppgifterna i avsnitt 13.

8. Lagringstid för personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för det ändamål för vilket de behandlas och därefter under den tid som krävs enligt lag eller motsvarar vårt berättigade intresse:

  • under avtalsförhållandets giltighetstid och därefter under tillämpliga preskriptionstider;
  • under den tid som krävs enligt redovisnings- och skattelagstiftning;
  • kandidatuppgifter som behandlas med stöd av samtycke i högst fem år eller tills samtycket återkallas;
  • cookies under den tid som anges i avsnitt 12.

9. Säkerhet för personuppgifter

Bolaget har infört ett ledningssystem för informationssäkerhet enligt standarden ČSN EN ISO/IEC 27001:2023, som regelbundet granskas av ett ackrediterat certifieringsorgan.

Lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder har införts för att säkerställa personuppgifternas säkerhet och skydda dem mot obehörig eller oavsiktlig åtkomst, ändring, förstöring, förlust eller missbruk. Riskanalyser genomförs regelbundet.

Personuppgifter behandlas endast av behöriga och regelbundet utbildade personer som omfattas av sekretesskyldighet. Åtkomsträttigheter hanteras och granskas regelbundet.

 

10. Automatiserat beslutsfattande och profilering

Vid behandlingen av dina personuppgifter sker inget automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad, i den mening som avses i artikel 22 GDPR.

Inom marknadsföring och webbdrift kan vi använda cookies och verktyg för mätning och målgruppsanpassning. Du kan motsätta dig användningen av dessa (se avsnitt 13).

11. Dina rättigheter

I samband med behandlingen av personuppgifter har du följande rättigheter, som du när som helst kan utöva via kontaktuppgifterna i avsnitt 14:

  • rätt till tillgång till personuppgifter (artikel 15 GDPR);
  • rätt till rättelse av felaktiga uppgifter och komplettering av ofullständiga uppgifter (artikel 16);
  • rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”, artikel 17);
  • rätt till begränsning av behandling (artikel 18);
  • rätt till dataportabilitet (artikel 20);
  • rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse samt mot direktmarknadsföring (artikel 21);
  • rätt att återkalla samtycke när behandlingen grundas på samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av tidigare behandling;
  • rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet.

 

Tillsynsmyndigheten i Tjeckien är Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. 

Vi behandlar din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. I komplicerade fall kan denna tidsfrist förlängas med ytterligare två månader. För att verifiera din identitet kan vi be dig att lämna ytterligare information.

 

12. Cookies och liknande tekniker

Våra webbplatser använder cookies och liknande tekniker. Vi använder:

 

  • nödvändiga cookies (t.ex. sessionsidentifierare och lagring av samtycken) — med stöd av vårt berättigade intresse av att driva webbplatsen;

     

     

  • analys- och marknadsföringscookies och verktyg — med stöd av ditt samtycke; detta omfattar särskilt Google Analytics, Facebook Pixel och Leady.

 

Du kan ge, neka eller när som helst ändra ditt samtycke till användningen av cookies som kräver samtycke via cookieinställningarna på vår webbplats här:

Ändra samtycke

 

13. Kontaktuppgifter och uppdateringar

I frågor om dataskydd och för att utöva dina rättigheter kan du kontakta oss:

 

  • E-post: dpo@coolpeople.cz
  • Adress (till dataskyddsombudet): Na Strži 2097/63, 140 00 Praha 4

 

Vi kan uppdatera dessa villkor från tid till annan. Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig på vår webbplats. Vi rekommenderar att du regelbundet kontrollerar detta dokument.